par Lorsqu’une société s’occupe elle-même de sa comptabilité, elle est amenée à enregistrer dans son logiciel comptable toutes les pièces justificatives d’achat qu’elle reçoit. Les factures de ventes que l’entreprise émet doivent être également saisies dans le même outil. L’enregistrement comptable ou l’encodage doit être maitrisé par le comptable pour que la comptabilité soit correcte qu’elle soit rapide et simple à réviser au moment de l’établissement du bilan comptable à la fin de l’exercice. Comment procéder afin de bien saisir une facture de vente client ou une facture d’achat fournisseur ?
Comment encoder les factures de vente et d’achat ?
En matière de comptabilité à Forest, il faut prendre en considération tout flux pouvant impacter l’activité et le patrimoine d’une société. Il doit être enregistré dans les comptes et doit être assujetti à une saisie comptable. Autrement dit, le flux aboutit à une série de traitements d’écritures comptable. Cette opération sert essentiellement à passer des écritures dans les comptes de l’entreprise. De même, elle est réalisée généralement dans la cadre de la saisie d’une comptabilité en partie double.
Lorsqu’un établissement émet ou reçoit une facture, elle est tenue à la conserver dans ses propres comptes. Tout d’abord, elle doit spécifier lorsqu’elle est bien redevable de la TVA, la somme hors taxes, le montant et la TVA toutes taxes comprises. Ensuite, elle se focalisera dans le traitement ou la saisie de ce dossier dans ses comptes.
Pour enregistrer une facture d’achat, le comptable Saint-Gilles débite le compte de charge pour la somme hors taxe. Ensuite, il débite le compte de taxe sur la valeur ajoutée déductible pour la somme de la TVA. Enfin, il crédite le compte fournisseur pour le montant toutes taxes comprises.
En revanche, pour saisir une facture de vente, le responsable de la comptabilité à Forest débite le compte de client pour la somme TTC, puis il débite le compte de TVA pour la somme de la TVA avant de créditer finalement le compte de produits pour la somme hors taxe.
Utiliser un logiciel adapté
Dans la pratique, la grande majorité des logiciels comptables établissent le cadre de saisie suivant l’ordre suivant : date, numéro de pièce, compte général, compte auxiliaire, libellé de l’opération, débit et crédit.
La date constitue le moment où la facture a été établie. Bien entendu, cela peut être différent de la date d’envoi des marchandises ou de la date de livraison. Le numéro de pièce représente le numéro attribué par le comptable au justificatif comptable. Dans ce cas, il est libre de sélectionner la codification qui lui parait convenable pour ses factures d’achats ou de ventes. En outre, le numéro de compte général fait référence au compte concerné. Celui qui correspond généralement à un compte de gestion ou à un compte de bilan. Pour ce qui est de numéro de compte auxiliaire, il concerne uniquement les tiers (fournisseurs, clients). Il permet en effet de personnaliser et spécifier chaque compte afin de ne pas rassembler l’ensemble des tâches dans le compte général.
Le libellé de l’opération fait référence aux détails décrivant le flux. Enfin, les colonnes débit et crédit correspond au sens dans lequel le compte est mouvementé. Certains comptes lorsqu’ils sont débités traduisent à l’enrichissement de la structure alors que d’autres n’aboutissent qu’à un appauvrissement.
Quelques conseils pour bien saisir les factures de vente ou d’achat
Pour enregistrer convenablement les pièces justificatives liées à l’achat ou à la vente, il faut considérer un certain nombre de critères. Il est important de traiter les factures clients fournisseurs de façon régulière. Il faut également utiliser les bons comptes comptables et créer des trames de tenue des comptes.
Lorsque la structure fait l’achat d’un bien qu’elle désire préserver de façon durable, elle va se servir d’un compte d’immobilisations plutôt qu’un compte spécial de TVA déductible ou d’un compte de charges. D’autant plus que ce type d’opération est appelé une immobilisation en matière de comptabilité.
